Remote Work – Herausforderungen und Chancen

Remote Work bietet für Arbeitgeber viele Vorteile wie einen größeren Talentepool und Kostenersparnis vor Ort, aber auch Herausforderungen hinsichtlich Produktivität und Mitarbeitermotivation. Was Sie beachten sollten, erklären wir in unserem Artikel.

Definition: Was ist Remote Work?

Remote Work, remote Arbeit oder Fernarbeit bedeutet das Arbeiten von anderen Orten als vom Firmensitz des Arbeitgebers aus. Verwandte Begriffe sind Home Office, flexibles Arbeiten, mobiles Arbeiten und hybrides Arbeiten. Diese Bezeichnungen sind aber nicht gleichbedeutend, daher hier ein kurzer Überblick über die Unterschiede:

Remote Work

Remote Work bedeutet wörtlich übersetzt „Fernarbeit“ und ist ein sehr breit gefasster Begriff, der in erster Linie aussagt, dass man nicht am Firmensitz oder Hauptarbeitsplatz des Arbeitgebers oder Auftraggebers arbeitet. Es muss sich dabei nicht um ein fixes Home Office handeln und auch nicht um einen fix eingerichteten Telearbeitsplatz mit Hardware vom Arbeitgeber. Üblicherweise ist gemeint, dass der*die Arbeitnehmer*in mit eigener Hardware arbeitet und bis zu einem gewissen Grad auch zeitunabhängig ist, d.h. nicht zu fixen Zeiten arbeiten muss.

Homeoffice

Mit Homeoffice wird die Arbeit an einem fixen Ort von zu Hause aus bezeichnet, sie kann alternierend mit Arbeit am Bürostandort des Arbeitgebers stattfinden.

Flexibles Arbeiten

Mit diesem Begriff sind grundsätzliche alle Arbeitsmodelle gemeint, die Arbeitnehmer*innen Flexibilität bieten, etwa indem sie die Zeit oder Ort frei wählen können. Gleitzeit wird ebenso dazu gezählt wie z.T. mobiles Arbeiten.

Mobiles Arbeiten

Das bezeichnet einerseits ortsunabhängiges Arbeiten, es kann aber auch der Außendienst von Mitarbeiter*innen, die sonst an der Bürostätte tätig sind, gemeint sein.

Hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten bezeichnet Mischformen von Arbeit und heißt in der Regel, dass man tageweise aus dem Home Office arbeitet und sonst im Büro tätig ist. Manchmal wird der Begriff auch verwendet, um zu verdeutlichen, dass Teams aus Mitarbeiter*innen vor Ort und anderen bestehen, die unterwegs sind oder von anderen Orten aus arbeiten.

Flexibles Arbeiten – Benefit Nr. 1 oder Selbstverständlichkeit?

Ist flexibles Arbeiten oder Remote Work noch ein Corporate Benefit, das im Employer Branding im Rahmen etwa von Stellenausschreibungen extra ausgelobt werden sollte, um die Arbeitgeberattraktivität zu steigern, oder mittlerweile eine Selbstverständlichkeit? Der Hiring Trends Index aus Q1 2024 zeigt eindeutig, dass flexibles Arbeiten beinahe immer ein Top Faktor ist. Top-Faktoren sind neben Gehalt und Jobsicherheit:

• Flexibles Arbeiten (65%)
• Work-Life_Balance & Familienfreundlichkeit (58%)
• Sinnhafte Tätigkeit (56%)

Damit gehört Flexibilität neben anderen Aspekten der New Work zu den wichtigsten Anforderungen an attraktive Jobs.

Vorteile von Remote Work

Welche Vorteile bietet Remote Work den Arbeitgebern, warum sollten sie diese anbieten?

• Erhöhte Motivation: Üblicherweise erhöht es die Mitarbeitermotivation deutlich, wenn Mitarbeiter*innen arbeiten können, wo und wann sie wollen – und eine erhöhte Motivation stärkt ebenso auch die Mitarbeiterbindung.
• Neue potenzielle Mitarbeiter*innen ansprechen: Für Mitarbeiter*innen, die mehr Flexibilität brauchen oder nicht vor Ort arbeiten können oder möchten, ist Remote Work besonders ansprechend. Das Anbieten von Remote Work kann auch die Diversität und Inklusion im Team steigern.
• Erweiterter Talentepool: In Zeiten des Fachkraftemängels wird es immer schwieriger, geeignete Talente zu finden. Remote Work kann hier eine Lösung sein, um über lokale Bewerber*innen hinaus einen erweiterten Talentepool anzusprechen.
• Erhöhte Produktivität: Durch den Wegfall von Arbeitswegen, Unterbrechungen im Büro und Ablenkungen arbeiten Mitarbeiter*innen remote in der Regel produktiver.
• Kostenersparnis: Wenn Mitarbeiter*innen teilweise oder ständig von anderen Standorten aus arbeiten, reduziert das die Kosten für Büroflächen und Ausstattung.
• Reduzierte Krankheits- und Fehltage: Bei Terminkonflikten oder bei Unwohlsein kommt es oft zu Fehlzeiten, die sich in Remote Work besser kompensieren lassen. Mitarbeiter*innen können zumindest die notwendigsten Aufgaben zeitgerecht erledigen, sich erholen und danach weiterarbeiten usw.

Nachteile von Remote Work

Für das Funktionieren von Remote Work sind einige Faktoren zu berücksichtigen, damit es nicht zu Nachteilen für die Arbeitgeber oder Problemen etwa in der Teamzusammenarbeit kommt. Was sind potenzielle Nachteile?

• Teamzusammenarbeit schwieriger: Remote Work bringt Herausforderungen für die Kommunikation und Abstimmung im Team mit sich, das erfordert eine routinierte und immer wieder adaptierte Nutzung von Tools zur Kommunikation, zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten und zur Zuteilung und Abarbeitung von Tasks.
• Mangelnde Kontrolle und Überwachung: Oft haben Arbeitgeber Bedenken, ob die Produktivität oder Leistung bei Remote Work und vor allem auch im Home Office stimmen. Hier ist die Abwägung, wie die Leistung festgestellt werden kann, und wie Zeitaufzeichnung, Abgabetermine usw. festgelegt werden können, ohne dass sich Mitarbeiter*innen ständig überwacht fühlen.
• Technische Herausforderungen: Was ist neben einer stabilen Internetverbindung noch notwendig? Welche Ressourcen haben die Mitarbeiter*innen und wo brauchen sie Support? Hier ist der Aufwand in der Regel höher als bei Mitarbeiter*innen, die vor Ort arbeiten. Auch in Bezug auf die Datensicherheit sind hier durch den Fernzugriff und das Arbeiten auf anderen Geräten mehr Aspekte zu bedenken.
• Geringere Mitarbeiterbindung: Arbeiten Mitarbeiter*innen über lange Zeit hinweg ausschließlich remote, kann das dazu führen, dass sie sich isoliert fühlen, weil der persönliche Kontakt wegfällt und die soziale Interaktion fehlt.
• Für Führungskräfte herausfordernder: Teamführung und -motivation ist in der Arbeit mit remote arbeitenden Mitarbeiter*innen herausfordernder als mit Teams vor Ort, es muss üblicherweise mehr Zeit in die Abstimmung und Kommunikation investiert werden.
• Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit verschwimmen: Arbeit und Freizeit sind oft nicht mehr klar getrennt, was mit ständiger Erreichbarkeit zusammenhängen kann und möglicherweise zu längeren Arbeitszeiten führt.
• Entwicklung von Mitarbeiter*innen: Oft wird auf die Entwicklung nicht so konsequent geachtet wie bei Mitarbeiter*innen vor Ort. Auch in der Remote Work sollten Weiterbildungen, Schulungen, Coachings usw. angeboten und damit die ständige Weiterentwicklung gewährleistet sein.

Tipps: So funktioniert Remote Work im Unternehmen

1. Klare Spielregeln

Was ist erlaubt, was darf von den Mitarbeiter*innen selbstständig organisiert und entschieden werden? Wenn gewisse Kernarbeitszeiten, in denen man erreichbar sein sollte, und gewisse regelmäßige Meetings vorgesehen sind, sollte das am besten auch schriftlich festgehalten werden.

2. Genaue Zeitaufzeichnung oder -erfassung

Als Basis der Zusammenarbeit ist es wichtig, dass die Zeitaufzeichnung bzw. -erfassung möglichst einfach und genau möglich ist. Dafür gibt es mittlerweile auch eine ganze Reihe von Apps und Webanwendungen, mit denen man schnell und unkompliziert arbeiten kann.

3. Klare Kommunikation

Sorgen Sie für einfache Möglichkeiten zum Austausch und motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter*innen zur regelmäßigen Nutzung von digitalen Kanälen.

4. Tools und Software zur Verfügung stellen

Es sollte klar kommuniziert werden, welche Tools und Software für die Arbeit zentral sind und genutzt werden und bei diesen sollte auch klar abgestimmt werden, ob und wie sie zur Verfügung gestellt werden.

5. Soziale Verbindungen pflegen

Durch regelmäßige Videomeetings, virtuelle Kaffeepausen und Hangouts lassen sich niederschwellige Möglichkeiten schaffen, um in Verbindung zu bleiben.

6. Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit klar kommunizieren

Gibt es gewisse Kernarbeitszeiten, zu denen man unbedingt verfügbar sein sollte? Gibt es Zeiten, an denen keine Verfügbarkeit (und auch keine Antworten auf Mails etc.) vorausgesetzt wird? All das sollte transparent kommuniziert werden.

7. Onboarding bedenken

Sollte ein Teil des Onboardings digital oder das gesamte Onboarding vor Ort stattfinden, um die Integration in Teams, die Identifikation mit der Firmenkultur usw. zu erleichtern?

8. Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen

Auch der Weiterentwicklung von remote Mitarbeiter*innen sollte Aufmerksamkeit geschenkt werden, um sie up to date zu halten. Hier bietet es sich auch an, diese für Schulungen oder Fortbildungen an den Hauptsitz der Firma einzuladen, um auch dadurch die sozialen Kontakte und den Austausch zu fördern.